اهمیت تهیه RFP - آرمان شبکه پارسه .::. Ideal Parseh Network

الزامات تهيه RFP

در فرآيند تهيه درخواست طرح پيشنهادي بايد به يک سري نکته ها توجه داشت. بايد به ايهامات و سوال هاي احتمالي پاسخ داده شود. به پيشنهاد دهندگان اين امکان داده شود که که از پيامدهاي قانوني کاملا آگاه شوند. مراجع قضايي و فني حل اختلاف مشخص شود و با فاز بندي پروژه مقاطع اصلي و مهم پيشرفت پروژه تعيين گردد. همچنين سازمان بايد زمان و نحوه پرداخت هزينه هاي اجراي پروژه و ساختار اوليه قرار داد را به اطلاع مجريان برساند.

مراحل اجرايي RFP

کار تهيه RFP از نظر اجرايي شامل مراحل مختلفي است که بايد با برنامه ريزي و دقت زيادي انجام شود. از نظر اجرايي مي توان پنج مرحله براي کاربردي شدن RFP و آغاز فعاليت پروژه در نظر گرفت. اين مراحل عبارتند از:

1- شناخت نيازهاي پروژه

در مرحله پنجم شما مي توانيد بر اساس برنامه زمان بندي شده و با توجه به حجم پروژه روز يا روزهاي مشخصي را اعلام کنيد و در ساعت معيني به شرکت ها اجازه دهيد با حضور در جلسه هاي مشترک سوال هاي احتمالي خود را براي ارائه دقيق تر پيشنهاد خود ارائه دهند.

چهارچوب هاي استاندارد براي يک RFP

اگر قصد اجراي يک پروژه و تهيه RFP آن را داشته باشيد بايد بدون توجه به حجم پروژه يک چهارچوب استاندارد براي محتواي آن از جنبه هاي فني و اجرايي تهيه و ارائه دهيد. اين چهارچوب شامل اطلاعات زير خواهد بود.

روي جلد RFP مجموعه اي از اطلاعات کلي و مهم به عنوان شناسه پروژه براي جلب توجه در نگاه اول درج مي شود. اين اطلاعات شامل نام سازمان، عنوان پروژه، تاريخ برگزاري جلسه، مهلت ارسال پيشنهاد، تهيه کننده، تاريخ تهيه، شماره کلاسه و...درج مي شود.

RFP در واقع گزارشي از واقعيت هاي شرکت شما از جنبه فني، امکانات، دانش فني، نيروي انساني و سرمايه است. در بازار رقابتي نيز اطلاعات به خصوص اگر صحت آن توسط شرکت ها تاييد شده باشد بسيار گرانبهاست و رقباي تجاري از آن با روي خوش بهره برداري مي کنند. بنابراين شما براي ارائه اين اطلاعات در قالب RFP به شرکت هاي ديگر آنها را از طريق امضاي يک ضمانت نامه مجاب کنيد تا در حفظ اطلاعات شما کوشا باشند. ضمانت نامه و تعهدات مربوط به بازگرداندن RFP پس از اتمام فرآيند مناقصه جز نکاتي است که بايد در دو نسخه به امضاي شرکت کنندگان در مناقصه پروژه برسد.

در اين بخش تمامي جزئيات مورد انتظار به طور کامل تعريف و تشريح مي شود و شرکت هاي پيشنهاد دهنده با مطالعه اين بخش اطلاعات کاملي در مورد هر يک از بخش هاي تکنيکي و نيازهايي که بايد در سيستم هاي جديد پوشش دهند به دست مي آورند. اين بخش شامل موراد زير خواهد بود:

- وضع موجود سازمان در محدوده پروژه يا سيستم مورد نياز و اطلاعات محيط فني سازمان تا آنجا که بتواند پيشنهاد دهنده را در جهت شناخت صحيح پروژه يا سيستم ياري کند.

- نيازها و انتظارات سازمان در حوزه پروژه يا سيستم مورد نياز

- سوابق پروژه هاي مشابه در سازمان

- گستره سرويس مورد نياز, شامل تعداد کاربران که در پروژه برنامه ريزي شده است .

- کليه در خواست ها و پيشنهاد ها و ضوابط فني و علمي مورد نياز سازمان و کاربران

- اهداف عيني براي گستره پروژه و خروجي مورد انتظار سازمان بايد ذکر گردد.

- مشخصات فني و کارکردي براي زير ساخت ها, اتصلات و برنامه هاي کاربردي و روش هاي کار تعيين شوند.

- در RFP بايد گستره خدمات پيشنهادي را با جزييات کامل براي خدمات دهنده تشريح کرد

در بخش مديريتي، اطلاعات مربوط به ديدگاه هاي مديريتي سازمان در پروژه ارائه مي شود از اين طريق پيشنهاد دهنده مي تواند با محدوديت ها و شرايط اجراي پروژه آشنا شود.

*چگونگي پشتيباني که شامل تشريح کليه فعاليت هاي پشتيباني و جگونگي ايجاد آن است.

* روش مستند سازي فرآورده هاي پروژه

هزينه ها: در اين بخش همانطور که از نام آن بر مي آيد سازمان ارائه دهنده RFP بايد جزييات هزينه هاي قابل پيش بيني و احتمالي را از پيشنهاد دهنده بخواهد. شرکت خدمات دهنده بايد هزينه هاي مختلف را به صورت تفکيکي با جزييات کامل و در نهايت به صورت رقم کلي به سازمان اعالم نمايد. شايسته است همه شرکت ها قيمت هاي پيشنهادي خود را براي بخش هاي مختلف پروژه به صورت مشابه و با پيروي از يک جدول خاص ارائه نمايند تا امکان مقايسه دقيق تر وجود داشته باشد.

درآمد ها: در RFP بايد اطلاعاتي در مورد درآمد هاي تخميني مورد انتظار از اجراي پروژه آورده شود.

در اين بخش اطلاعات جنبي شامل متن ها، تصاوير و سند هاي قابل استفاده و مفيد براي پيشنهاد دهندگان تهيه و ارائه مي شود.

* متن و ساختار کلي قرارداد

*ساختار مورد نظر سازمان براي دريافت پيشنهاد ها

* تحقيق هاي و بررسي هاي مرتبط با سازمان که شامل اطلاعات آماري و مستندات فني باشد.

* اطلاعات مورد نياز در ارتباط با پروژه